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Bildquelle: Getty Images/ismagilov

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Recruiting im Digitalzeitalter

Unternehmen müssen mit der Zeit gehen, um sich gegen Konkurrenten durchzusetzen und langfristig erfolgreich zu sein. Das gilt für alle Bereiche und besonders auch für die Personalabteilungen. Für sie spielt E-Recruiting eine immer größere Rolle.

Wer heute im „War for Talents“ bestehen will, kommt um ein intelligentes Bewerbermanagementsystem nicht herum. In Zeiten des Fachkräftemangels ist eine positive Candidate Experience bei der Suche nach Talenten das A und O. Denn Jobsuchende erwarten von einem potenziellen Arbeitgeber heute unter anderem eine persönliche Ansprache sowie kurze Reaktionszeiten. Höchste Zeit also, in ein gutes E-Recruiting-Tool zu investieren.

E-Recruiting, die Abkürzung für Electronic Recruiting, beschreibt die gesamte Personalbeschaffung mithilfe entsprechender Recruiting-Software. Das E-Recruiting stellt einen vollständigen Prozess dar – von der Suche nach möglichen Kandidaten über die Personalauswahl bis hin zur Kommunikation und Verwaltung des Bewerbungsvorgangs. Elektronisches Recruiting bezieht im besten Fall alle Beteiligten gleichermaßen mit ein, nicht nur Bewerber und Personaler, sondern auch Vorgesetzte und Entscheidungsträger aus den Abteilungen, die eine freie Stelle zu besetzen haben.

Fünf Tipps, wie die Implementierung einer E-Recruiting-Software gelingen kann:

1. Ist-Zustand und Soll-Zustand

Zunächst sollten die Verantwortlichen den Ist-Zustand analysieren und die Schwachstellen im aktuellen Bewerbungsprozess identifizieren. Darüber hinaus wird definiert, welche Aufgaben die Software zukünftig übernehmen und lösen soll. Zudem muss dokumentiert werden, welche Rahmenbedingungen vorhanden sind. Dazu gehört beispielsweise die Klärung, welche Systeme bereits im Einsatz sind, ob Schnittstellen, zum Beispiel zu SAP, notwendig sind oder wie Bewerbungen in Zukunft ankommen sollen – per Mail, Post oder über eine bereits bestehende oder neue Karriereseite. Dementsprechend muss auch das Bewerbermanagementsystem ausgelegt sein. Bei der Definition der Anforderungen sollten HR- und IT-Abteilung und nicht zuletzt der Datenschutzbeauftragte eng zusammenarbeiten.

2. Verantwortlichkeiten klar definieren

Eine gute Bewerbermanagement-Software lässt sich individuell an die Prozesse im Unternehmen anpassen. Dafür müssen die Recruiting-Verantwortlichen zunächst den gesamten Ablauf vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung analysieren und klare Verantwortungsbereiche festlegen. Die größten Vorteile in Sachen Preis und neuen Funktionen entstehen eindeutig beim Einsatz einer Standardlösung auf SaaS-Basis (Software as a Service). Bei diesem Betriebsmodell werden dem Kunden neue Funktionen kostenneutral zur Verfügung gestellt, da die Softwarepflege im Regelfall obligatorisch ist. Sind die einzelnen Stationen zwischen HR- und Fachabteilung erst klar definiert, lässt sich dies anschließend auch in der Software abbilden. Ein guter Provider sollte zudem die Möglichkeit bieten, während der Einführung des Systems noch Anpassungen vornehmen zu können.

3. Flexibles Anbieterportfolio

Geht es an die Auswahl der Lösung, sollten die Verantwortlichen darauf achten, dass der Anbieter sein System kontinuierlich weiterentwickelt und auch zusätzliche Bausteine bietet. Funktionen wie etwa ein Talentpool ermöglichen es Recruitern, Unterlagen von interessanten Bewerbern zu speichern, sofern diese ihr Einverständnis gegeben haben. Darüber hinaus bietet sich auch ein Multiposting-Tool an, über das sich Ausschreibungen in vielen Stellenbörsen gleichzeitig veröffentlichen lassen. Mit einer Analytics-Funktion können Personalverantwortliche schnell und einfach HR-Kennzahlen ermitteln, die unter anderem zeigen, welche Recruiting-Kanäle für welche Ausschreibungen besonders erfolgreich waren.

4. Cloud-Lösung prüfen

Grundsätzlich stehen die Unternehmen vor der Wahl, ob das Bewerbermanagementsystem im eigenen Rechenzentrum betrieben wird oder eine extern gehostete Cloud-Lösung zum Einsatz kommt. Bei einer internen Lösung behält das Unternehmen zwar die Kontrolle über seine Daten, muss aber auch mit erheblichem Kosten- und Zeitaufwand für die IT-Abteilung rechnen. Eine Cloud-Lösung hingegen bietet neben kürzeren Reaktionszeiten auch eine Entlastung der hauseigenen IT-Abteilung. Wichtig ist im Hinblick auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO): Bewerbungen enthalten sensible personenbezogene Daten. Bei der Entscheidung für eine externe Lösung sollten die Verantwortlichen daher darauf achten, dass das Rechenzentrum des Dienstleisters in Deutschland betrieben wird und ein hohes Datenschutzniveau garantiert.

5. Mitarbeiter einbeziehen

Entscheidend bei der Einführung einer neuen Technologie ist die Akzeptanz der Mitarbeiter. Das Projektteam sollte daher alle Beteiligten frühzeitig über die Umstellung informieren sowie die Vorteile der Lösung klar kommunizieren. Idealerweise werden die Mitarbeiter bereits zu Beginn in den Entscheidungsprozess einbezogen und ihre Verbesserungsvorschläge sowie Funktionswünsche berücksichtigt. Denn ein neues Bewerbermanagementsystem kann nur dann erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter es auch gerne nutzen.


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