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MANAGEN

Richtig mahnen

So holen Sie sich Ihr Geld von säumigen Kunden

Lesedauer: 5 Minuten | Erstellungsdatum: 30.10.2018

Sie haben geliefert, die Rechnung gestellt und der Kunde zahlt einfach nicht? Keine Panik: Mit der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung verbessern Sie die Chancen, an Ihr Geld zu kommen.

1. Freundlich nachfragen

Packen Sie nicht gleich die Keule aus, wenn ein Kunde nicht zahlt. Vielleicht hat das Unternehmen Ihre Rechnung nur übersehen, falsch abgelegt oder hat feste Überweisungszyklen, die zu einer Verzögerung führen. Klären Sie die Sachlage deshalb zunächst mit einem Telefonanruf. Erinnern Sie Ihren Auftraggeber freundlich an die fällige Rechnung und bitten Sie um Überweisung des offenen Betrags innerhalb von sieben bis zehn Tagen. In den meisten Fällen hat sich das Problem damit schon erledigt. Sollte der Kunde tatsächlich Zahlungsschwierigkeiten haben, lässt sich möglicherweise eine Ratenzahlung vereinbaren.


Nennen Sie ein festes

Zahlungsziel, wie z.B.
"innerhalb von sieben Tagen"
oder geben Sie ein fixes Datum vor, das ein Werktag sein sollte.

2. Schreiben Sie eine Zahlungserinnerung

Können Sie den Auftraggeber telefonisch nicht erreichen oder steht die Zahlung eine Woche nach dem Telefongespräch immer noch aus, wird es Zeit für eine schriftliche Zahlungserinnerung. Sie ist im Mahnwesen die erste von maximal drei möglichen Mahnstufen und macht den Adressaten ganz sachlich darauf aufmerksam, dass Ihre Rechnung noch offen ist. Geben Sie im Anschreiben unbedingt Rechnungsnummer und -datum an.

Bitten Sie um Überweisung innerhalb einer gesetzten Frist. Verzichten Sie dabei auf schwammige Formulierungen wie „innerhalb der nächsten Tage“. Nennen Sie ein festes Zahlungsziel, wie z. B. „innerhalb von sieben Tagen“, oder geben Sie ein fixes Datum vor, das ein Werktag sein sollte. Die Frist sollte immer mindestens sieben Tage in der Zukunft liegen. Legen Sie zudem eine Rechnungskopie bei. So hat das Unternehmen alle nötigen Informationen für die fristgerechte Überweisung.

3. Keine Reaktion? Zeit für eine zweite Mahnung!

Die nächste Frist ist verstrichen und Ihr Geld ist immer noch nicht angekommen? Dann sind die härteren Bandagen gefordert: die zweite Mahnung.

Mit ihr fordern Sie den Schuldner eine Woche nach Ablauf der Zahlungsfrist dazu auf, die Rechnung umgehend oder innerhalb von sieben Tage zu bezahlen. Zudem können Sie Ihrer Forderung mehr Nachdruck verleihen, indem Sie die Berechnung von Mahngebühren für Papier, Druck und Porto sowie Verzugszinsen ankündigen, auf die Sie jetzt Anspruch haben.


Auch wenn drei Mahnstufen die

regel im Mahnwesen sind,
haben Schuldner darauf keinen
Rechtsanspruch.

Ob Sie bereits in diesem oder erst im dritten Mahnschreiben weitere Schritte ankündigen – etwa den Gang zum Anwalt, zum Gericht oder zu einem Inkassounternehmen –, entscheiden Sie. Auch wenn drei Mahnstufen die Regel im Mahnwesen sind, haben Schuldner darauf keinen Rechtsanspruch.

Wichtig ist, dass Sie die zweite oder dritte Mahnung per Einschreiben mit Rückschein versenden. So kann der Schuldner bei einer möglichen Klage später nicht behaupten, er habe Ihre Zahlungsaufforderung nie bekommen.

Tipp: Wollen Sie aus Höflichkeit oder Kulanz alle drei Mahnstufen durchspielen, finden Sie hier geeignete Mustervorlagen. Alternativ können Sie auch IT-Lösungen einsetzen, mit denen Sie Ihr Mahnwesen automatisieren und effizienter machen.

4. Schluss mit lustig: das gerichtliche Mahnverfahren

Helfen alle Mahnungen nicht weiter, können Sie jetzt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Dafür brauchen Sie weder juristisches Vorwissen noch einen Anwalt, sondern nur einen Antrag, den Sie ausgefüllt an das für Ihr Unternehmen zuständige Amtsgericht schicken. Die Kosten für das gerichtliche Mahnverfahren betragen eine halbe Gerichtsgebühr. Sie liegen beispielsweise bei Forderungen bis 2.000 Euro bei 44,50 Euro. Die Mindestgebühr beträgt 32 Euro.

Tipp: Den Antrag für das gerichtliche Mahnverfahren bekommen Sie im Schreibwarenhandel oder hier zum Download. 

Nachdem das Gericht die formale Richtigkeit Ihres Antrags festgestellt hat, fordert es den Schuldner schriftlich zur Zahlung der offenen Rechnung auf und informiert Sie über die Zustellung des Mahnbescheids.

Ihr Auftraggeber hat nun drei Wahlmöglichkeiten:

  • Er begleicht die offene Rechnung. Damit hat sich der Fall erledigt.
  • Er legt Widerspruch ein, und damit geht die Sache vor Gericht.
  • Er ignoriert den Mahnbescheid und zahlt weiterhin nicht. In diesem Fall beantragen Sie nach Ablauf einer Frist von zwei Wochen beim Gericht einen Vollstreckungsbescheid für den Gerichtsvollzieher. Er kann Konten oder Gegenstände des Schuldners pfänden. Die Erlöse aus der Zwangsvollstreckung gehen an die Gläubiger. Gibt es mehrere davon, entscheidet die Reihenfolge der Anträge, wer in welcher Höhe Anteile vom Pfändungserlös erhält.
Alternative 1: Klage vor Gericht statt Mahnverfahren

In manchen Fällen ist es sinnvoll, gänzlich auf das Mahnverfahren zu verzichten und gleich zu klagen. Zum Beispiel, wenn im Mahnverfahren mit einem Widerspruch des Kunden zu rechnen ist, weil er Mängel an der gelieferten Ware oder Leistung geltend macht. Ziehen Sie in diesem Fall bereits im Vorfeld unbedingt einen Anwalt hinzu. So können Sie beurteilen, welche Vorgehensweise angesichts der Forderungshöhe oder des Risikos einer Verjährung am besten geeignet ist, denn pauschal lässt sich dies nicht beantworten.

Alternative 2: Schuldanerkenntnis

Signalisiert Ihr Kunde nach der ersten Erinnerung an die offene Rechnung grundsätzlich Zahlungsbereitschaft, ist dazu aber gerade mangels Liquidität nicht fähig? Dann kann ein Schuldanerkenntnis eine sinnvolle Alternative zum gerichtlichen Mahnverfahren sein. Der Vorteil: Mit einem notariell beglaubigten Schuldanerkenntnis haben Sie auch nach der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren noch Anspruch auf Ihr Geld. So können Sie mit dem Unternehmen ohne Angst vor einer Verjährung eine spätere Ratenzahlung vereinbaren und das Risiko von hohen Gerichtskosten vermeiden. Hält sich der Kunde später nicht an die Absprachen, haben Sie einen vollstreckbaren Titel in der Hand, mit dem Sie die Schulden über einen Zeitraum von 30 Jahren eintreiben können.

Alternative 3: Beauftragen Sie ein Inkassounternehmen

Eine dritte Möglichkeit, dem gerichtlichen Mahnverfahren und den möglichen Kosten einer Klage aus dem Weg zu gehen, ist die Einschaltung eines Inkassounternehmens.

Dabei sind zwei Optionen zu unterscheiden. Eine Möglichkeit besteht darin, Ihre Forderungen an das Inkassounternehmen zu verkaufen. In diesem Fall erhalten Sie zwar deutlich weniger Geld als den ursprünglichen Rechnungsbetrag, dafür müssen Sie sich nicht weiter mit dem säumigen Auftraggeber herumschlagen. Sie sind „raus“ und können sich wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Die zweite Möglichkeit: Sie beauftragen ein Inkassounternehmen, Ihre Forderungen durch zusetzen, ohne diese zu verkaufen. Entsprechende Dienstleister können diese Aufgabe übernehmen, sobald Sie eine Rechnung gestellt haben und ein Kunde nicht fristgerecht zahlt. Wer mit einem Inkassounternehmen zusammenarbeitet, kann bei seinen Kunden auf Skepsis oder Ablehnung stoßen. Auf der anderen Seite lassen sich damit Forderungen auch dann eintreiben, wenn man selbst keine Ressourcen dafür hat. Wägen Sie die möglichen Vor- und Nachteile ab. Die Kosten für das Inkasso orientieren sich mittlerweile an den Anwaltskosten für vergleichbare Leistungen.

Fazit: keine Garantie, aber viele Möglichkeiten

Meist ist eine freundliche Zahlungserinnerung der schnellste und der beste Weg, um sein Geld zu bekommen. Falls nicht, hilft nur ein effektives Mahnwesen, das den Kunden in Verzug setzt und keine Fragen offenlässt. Dazu gehört auch, dass Sie nicht davor zurückschrecken, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder geeignete Alternativen zu wählen, etwa den Gang zum Inkassounternehmen. Schließlich sind nicht Sie derjenige, der sich rechtfertigen oder ein schlechtes Gewissen haben muss, sondern die Auftraggeber, die berechtigten Forderungen nicht nachkommen.


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