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TRENDS

Weniger E-Mails, mehr Durchblick

5 intelligente Alternativen zu Outlook und Co.

Lesedauer: 2 Minuten | Erstellungsdatum: 10.07.2018

HipChat, Slack & Co: Ergänzen Sie Ihre klassische E-Mail mit 5 intelligenten Alternativen und machen Sie so Ihr Unternehmen digital fit. 

Im Winter 1971 schickte der Informatiker Ray Tomlinson die weltweit erste Nachricht von einem zum anderen Computer und erfand damit die E-Mail. Seitdem hat sich einiges verändert. Inzwischen werden allein in Deutschland jährlich mehr als 800 Milliarden E-Mails versendet. Jeden Tag kämpfen sich Heerscharen von Arbeitnehmern und Managern durch ihre Mail-Programme, um wichtige Informationen herauszufiltern, Meetings zu bestätigen oder Aufgaben zu delegieren − auch nach Feierabend und an Wochenenden. Im Durchschnitt ist die Mail-Flut heute so groß, dass etwa 28 Prozent der Arbeitszeit mit dem Lesen, Beantworten, Schreiben und Organisieren von E-Mails verbracht werden. So ist es auch kein Wunder, dass viele Menschen vom ständigen Checken des Posteingangs gestresst sind und sich überlastet fühlen. Hinzu kommt: Etwa ein Drittel aller E-Mails hat nichts mit der Arbeit zu tun und ist völlig überflüssig.

Chatten statt schreiben

Keine Frage: Die klassische E-Mail hat in vielen Unternehmen nach wie vor ihre Berechtigung. Vor allem aus der Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern ist sie wegen ihres direkten und einfachen Charakters kaum wegzudenken. Hinzu kommen der hohe Verbreitungsgrad und die Möglichkeiten zur Synchronisierung von Kontakten und Terminen.

Für die interne Kommunikation im Team oder auch mit Kunden und Dienstleistern gibt es inzwischen aber deutlich effizientere Lösungen: moderne, leistungsfähige Collaboration-Tools wie z. B. Chat- bzw. Messaging-Dienste, die ihre Stärken vor allem bei der gemeinsamen Arbeit an Projekten ausspielen und die E-Mail-Frequenz deutlich verringern können. Denn mit den Messaging-Diensten findet die gesamte Kommunikation zu Projekten in virtuellen Teamräumen mit beliebig vielen Mitarbeitern statt, die bei entsprechender Voreinstellung nur dann benachrichtigt werden, wenn sie im Chat direkt angesprochen werden. Die vielen E-Mail-Einzeiler an das komplette Projektteam mit Kommentaren zu Kommentaren gehören damit der Vergangenheit an.

Das setzt allerdings in vielen Fällen eine Veränderung der Unternehmenskultur voraus. Denn die Vorteile der Chat-Tools stellen sich erst ein, wenn die Mitarbeiter bereit sind, ihr Wissen zu teilen und offen miteinander zu kommunizieren. Unternehmen mit starren Hierarchien und einer ausprägten Top-down-Kommunikation sollten die E-Mail-Alternativen deshalb erst nach einem umfassenden Changemanagement einführen, damit sie das volle Potenzial der Tools ausschöpfen können.

HipChat – der günstige Allrounder

Einer der Vorreiter in Sachen Collaboration-Tools ist das britische Softwarehaus Atlassian, bekannt unter anderem für das Aufgabenmanagement-Tool Jira. Aktuell ist der Messenger HipChat das beste Pferd im Stall des Unternehmens. Gerade Teams, die räumlich getrennt sind, finden hier eine ausgereifte Lösung für die Echtzeitkommunikation zwischen Einzelpersonen und Gruppen.

HipChat ist als kostenlose Grundversion sowie als Bezahlversion mit größerem Funktionsumfang verfügbar. In der Grundversion lassen sich Chat-Räume für beliebig viele Projekte, Teams oder Abteilungen einrichten. Hier können die Nutzer Nachrichten posten und Dateien hochladen. Zudem können Gastzugänge für die gemeinsame Projektarbeit mit Kunden oder Dienstleistern eingerichtet sowie Programme von Drittanbietern eingebunden werden, zum Beispiel Dropbox, Google Drive oder Salesforce. Die Nachteile der kostenlosen Version: Es können maximal 25.000 Nachrichten nach Stichworten durchsucht werden und der Speicherplatz ist auf fünf Gigabyte limitiert.

Beide Begrenzungen entfallen bei der Bezahlversion HipChat Plus, die pro Nutzer und Monat ca. 1,70 Euro kostet. Zudem wartet die Plus-Version mit weiteren Goodies auf, wie Eins-zu-eins-Sprachanrufen, Video-Chat und der Möglichkeit, seinen Bildschirm mit anderen zu teilen.

Wie die meisten Cloud-Plattformen stellt HipChat Apps für Windows, MacOS, Linux, iPhone, iPad und Android zur Verfügung. Für Unternehmen, die das Programm aus Datenschutzgründen lieber selbst hosten wollen, bietet Atlassian die Lösung HipChat Data Center zum Betrieb auf dem eigenen Server an.

Slack – selbst ernannter „E-Mail-Killer“, wenig kostengünstig

Aus dem Silicon Valley stammt das Konkurrenzprodukt Slack des gleichnamigen Startups. Wie HipChat ist das webbasierte Tool bei vielen Unternehmen jeder Größe im Einsatz, konzentriert sich in der kostenlosen Basisversion aber weitgehend auf die Chat-Funktion. Zudem fällt der Funktionsumfang hier im Vergleich zu HipChat etwas kleiner aus. Zwar sind Einzelgespräche in Form von Audio- und Videoanrufen sowie die gemeinsame Nutzung von Dateien möglich. Allerdings ist die Suchfunktion auf 10.000 Nachrichten begrenzt. Es lassen sich maximal zehn Apps von Drittanbietern integrieren und die Speichergrenze liegt bei fünf Gigabyte. Wer mehr will, muss zur Standardversion greifen. Die kostet pro Nutzer und Monat 8 Dollar und bietet Gastzugänge, Videokonferenzen und die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen. Im Vergleich zur Konkurrenz ist Slack damit relativ teuer, zumal der Speicherplatz mit zehn Gigabyte pro Nutzer auch hier noch begrenzt ist. Unbegrenzten Speicherplatz gibt es erst mit der Plus-Version zum Preis ab 11,75 Euro. Darin ist dann unter anderem aber auch der technische Support rund um die Uhr enthalten.

Microsoft Teams – der kommunikative Dienst im Office-Paket

Wer gerne mit den Office-Anwendungen von Microsoft arbeitet, findet im Familienmitglied Microsoft Teams eine interessante Ergänzung für den Team-Chat. Mit dem Programm können Nutzer und Gäste chatten, Dateien teilen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Microsoft Teams ist mit Skype und weiteren nützlichen Tools verknüpfbar und lässt sich individuell für jedes Team konfigurieren. Ein weiterer Pluspunkt: Speicherplatz und Suchfunktion sind unbegrenzt. Microsoft Teams ist Bestandteil von Office 365 Business Premium. Das Abo gibt es pro Arbeitsplatz für 10,50 Euro im Monat.

Cisco Webex – der Spezialist für die Kreativbranche

Wer kreativ arbeitet, profitiert am stärksten von der Whiteboard-Funktion von Cisco Webex, das bis vor Kurzem noch Cisco Spark hieß. Hier können sich die Nutzer nicht nur über einfache Chat-Möglichkeiten, sondern auch via selbst gestalteter Bilder und Skizzen austauschen, Audio- und Videomeetings veranstalten, Inhalte teilen und mit der Whiteboard-Funktion gemeinsam an Projekten arbeiten. Die Meetings lassen sich als Audio- oder Videodatei aufzeichnen. Gerade für kleine Teams und Startups dürfte Cisco Webex interessant sein, da es das Tool als reine Cloud-Version gibt und keine eigene Infrastruktur notwendig ist. Zudem lassen sich auch hier verschiedene Apps von Drittanbietern einbinden. Die Nutzung erfordert allerdings die Cloud-Umgebung von Cisco. Cisco Webex ist in drei Version erhältlich, die sich ausschließlich durch die maximale Zahl der Teilnehmer unterscheiden. Für maximal acht, 25 oder 100 Teilnehmer liegen die Preise bei 15, 30 bzw. 55 Euro im Monat.

Mattermost – die Open-Source-Alternative

Mattermost ist eine Open-Source-Lösung, deren Vorteil darin besteht, dass der Programm-Code von Dritten verändert werden darf. Die Software kommt mit weit weniger Einschränkungen aus und empfiehlt sich Slack-Nutzern als echte Alternative, zumal es Mattermost Umsteigern leicht macht. So lassen sich Themes, Konten und archivierte Chats mit wenigen Klicks aus Slack importieren. Zudem kann Mattermost schon in der kostenlosen Grundversion auf dem eigenen Server installiert werden. Damit verbleiben auch sensible Daten jederzeit rechtssicher im eigenen Haus. Ebenfalls auf der Habenseite: Suchfunktion und Speicherplatz sind in jeder Version unbegrenzt. Darüber hinaus verbessert die Vergabe von Hashtags die Suchfunktion, während die Funktion Auto-Highlighting durch Hervorheben von Schlagwörtern für eine bessere Orientierung sorgt. Die Open-Source-Lizenz bietet jedem Unternehmen darüber hinaus die Möglichkeit, das Programm an die eigenen Anforderungen anzupassen.

Andererseits müssen Nutzer auch ein paar Einschränkungen hinnehmen. So ist Audio- und Videotelefonie derzeit nur zwischen zwei Nutzern möglich. Außerdem lassen sich weniger Standard-Apps von anderen Anbietern integrieren als bei den Platzhirschen HipChat und Slack. Mattermost bietet seinen Service kleinen Teams kostenlos an, größere Unternehmen zahlen mindestens 2,50 Euro pro Monat. Die Definition von kleinen und größeren Unternehmen ist jedoch beim Anbieter direkt zu erfragen.

Fazit: E-Mails sind gesetzt, sinnvolle Ergänzungen sind möglich

Auch wenn HipChat, Slack und Co. die E-Mail auf absehbare Zeit nicht vollständig ersetzen können, sind sie vor allem dort eine sinnvolle Ergänzung, wo wechselnde Teams oder Abteilungen regelmäßig an verschiedenen Projekten arbeiten. Zudem beobachten Beratungsdienstleister wie McKinsey, dass Unternehmen die Chat- und Collaboration-Tools zunehmend auch für die gemeinsame Projektarbeit mit Kunden und Lieferanten nutzen. Die Folge: Das klassische E-Mail-Aufkommen sinkt drastisch, während die Produktivität um bis zu 25 Prozent steigt. Doch die positiven Effekte stellen sich nicht von alleine ein. Die Mitarbeiter müssen bereit sein, Diskussionen öffentlich zu führen, Dateien zu teilen und ihre Arbeitsauslastung offenzulegen. Erst dann ist es sinnvoll, ernsthaft über die E-Mail-Ergänzungen nachzudenken.


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