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Stress lass nach!

10 Zeitmanagement-Tipps für mehr Produktivität im Büro

Lesedauer: 3 Minuten | Erstellungsdatum: 28.11.2018

Verschieben Sie regelmäßig Termine und fühlen Sie sich während der Arbeit gehetzt, weil der Tag vor lauter Aufgaben immer kürzer wird? Dann könnte ein effektives Zeitmanagement genau das Richtige für Sie sein. Mit den folgenden 10 Zeitmanagement-Tipps holen Sie mehr aus Ihrem Arbeitstag heraus. 

1. Planen Sie den Tag im Voraus 

Schlafen Sie gerne gut? Dann sollten Sie nicht ins Bett gehen, ohne vorher den nächsten Arbeitstag geplant zu haben. Gutes Zeitmanagement beginnt damit, dass Sie eine To-do-Liste mit klaren Prioritäten und Tageszielen schreiben, die sich am Folgetag erledigen lassen. Teilen Sie die anstehenden Jobs anschließend in verschiedene Kategorien ein. Eine bewährte Methode hierfür ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-General Dwight D. Eisenhower. Damit legen Sie im Handumdrehen fest, welche Priorität die anstehenden Einzeljobs haben und wie Sie damit umgehen wollen.  

Orientieren Sie sich hierzu an der folgenden Einteilung:

  • Wichtig und dringend: als Erstes selbst erledigen
  • Wichtig, aber nicht dringend: terminieren und selbst erledigen
  • Unwichtig, aber dringend: an kompetente Mitarbeiter delegieren
  • Unwichtig, nicht dringend: nicht bearbeiten, Ablage im Papierkorb

Planen Sie für jeden einzelnen Job den Zeitaufwand und einen Puffer für unvorhersehbare Ereignisse ein – maximal 20 Prozent. Sollten Sie den Puffer am nächsten Tag nicht aufbrauchen, können Sie einen der wichtigen Jobs vorziehen, die nicht ganz so dringend sind. 

2. Nutzen Sie die 40-30-20-10-Regel

Wie viel Zeit für welche Art von Aufgabe ist angemessen? Antworten zu diesem Thema gibt die 40-30-20-10-Regel. Sie besagt, dass für eine Aufgabe mit der höchsten Priorität 40 Prozent der verfügbaren Zeit eingeplant werden sollten, 30 Prozent für die zweitwichtigste Aufgabe, 20 Prozent für die Aufgabe an dritter Stelle und die übrigen zehn Prozent auf die restlichen Aufgaben entfallen sollten.  

Natürlich ist die Regel nur ein grober Richtwert, weil Sie die Zahlen anpassen müssen, wenn mehr als drei wichtige Jobs vor Ihnen liegen. Und das kommt im Alltag regelmäßig vor. Trotzdem ist der Tipp mit der 40-30-20-10-Regel ein wichtiger Baustein für perfektes Zeitmanagement, weil er ein gutes Gefühl für das Zeitverhältnis von To-dos mit unterschiedlicher Priorität vermittelt.

3. Nehmen Sie sich die größten Herausforderungen zuerst vor

Untersuchungen zufolge sind die meisten Menschen zwischen neun und zwölf Uhr am leistungsfähigsten. In dieser Zeit sollten Sie die Dinge angehen, die auf Ihrer Prioritätenliste ganz oben stehen.  

Ganz wichtig dabei: Gehen Sie diese große Aufgabe direkt an, ohne zuvor im Internet zu surfen, E-Mails zu checken oder zu telefonieren. So setzen Sie von Beginn an einen produktiven Grundton für den gesamten Arbeitstag.  

Nach dem Leistungsknick um die Mittagszeit geht es zwischen 15 und 18 Uhr wieder bergauf. Nutzen Sie dieses zweite Hoch für die letzten wichtigen Dinge Ihres Arbeitstages.

4. Verwandeln Sie große Berge in kleine Haufen

Lassen Sie sich nicht von einem Riesenjob abschrecken, sondern zerlegen Sie ihn in kleine Teile und planen Sie sorgfältig jeden einzelnen Meilenstein. Ihre To-do-Liste wird dadurch länger. Dafür wird Ihnen schon beim Planen der Meilensteine klar, wie Sie an den Riesenberg Arbeit herangehen werden und was im Einzelnen zu tun ist. So kommen Sie Schritt für Schritt voran.


Multitasking im Alltag oder bei
der Arbeit ist ein Mythos
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5. Erledigen Sie Aufgaben immer bis zum Ende

Verzetteln Sie sich nicht, indem Sie mehrere Dinge parallel angehen. Multitasking im Alltag oder bei der Arbeit ist ein Mythos. Mehrere Studien zeigen, dass unsere Produktivität beim Multitasking um 40 Prozent und mehr einbricht. Haken Sie stattdessen Ihre To-do-Liste von oben nach unten ab, indem Sie der Reihe nach jeden angefangenen Job zu Ende bringen.  

Sollten Sie dadurch nicht alles auf Ihrer Liste abarbeiten können: Keine Sorge! Sie haben genau das Richtige getan. Denn weiter unten stehen die Dinge, die weniger wichtig und nicht so dringend sind – also Aufgaben, die Sie ohne schlechtes Gewissen verschieben können. 

6. Übertreiben Sie es nicht mit der Perfektion: die 80-:-20-Regel

Perfektion ist gut, macht aber viel Arbeit, die oft gar nicht nötig oder gewünscht ist. Wie viel unnötige Zeit überzogene Ansprüche an sich und die eigene Arbeit kosten können, zeigt die 80-:-20-Regel, besser bekannt als Pareto-Prinzip, das auf den italienischen Ingenieur und Sozioökonomen Vilfredo Pareto zurückgeht.  

Übertragen auf Zeitmanagement und Produktivität besagt die Regel, dass schon 20 Prozent Zeitaufwand ausreichen, um eine Ergebnisqualität von 80 Prozent zu erreichen – also für eine „Gut-genug-Lösung“. Soll die Ergebnisqualität um 20 Prozent gesteigert werden, also perfekt sein, ist ungleich mehr Zeitaufwand erforderlich – nämlich 80 Prozent.  

Eine perfekte Lösung erfordert somit viermal mehr Zeit als eine Lösung, die in den meisten Fällen als gut genug gilt. Das ist keineswegs ein Freibrief für Schlendrian und Mittelmäßigkeit, sollte Perfektionisten aber zu denken geben. Denn im schlimmsten Fall wenden Sie 80 Prozent Ihrer Arbeitszeit für Dinge auf, die keinen Einfluss auf Ihren Erfolg haben. Seien Sie deshalb besonders wählerisch bei Aufgaben, die Ihr ganzes Können verdienen.

7. Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen

Bündeln Sie gleichartige Tätigkeiten auf Ihrer To-do-Liste und arbeiten Sie diese im Block ab. So ist es wesentlich produktiver, wenn Sie E-Mails vormittags und nachmittags in zwei Blöcken bearbeiten, anstatt die Arbeit bei jeder neuen E-Mail zu unterbrechen. Auch Telefonate oder das Schreiben von Rechnungen lassen sich auf diese Weise erledigen, während Sie die wichtigen Aufgaben des Tages an einem Stück fokussiert abarbeiten.

8. Sagen Sie Zeitdieben den Kampf an

Zeitdiebe können Personen im Arbeitsumfeld sein, veraltete Technik, der ständige Blick auf das Smartphone, im Browser geöffnete Social-Media-Anwendungen oder die Angewohnheit, eingehende E-Mails sofort zu bearbeiten. Sie machen sich auch gerne bei Menschen bemerkbar, die schlecht Nein sagen können und deshalb Dinge auf der To-do-Liste stehen haben, die wenig bringen, aber viel Zeit kosten und wichtige Projekte gefährden. 

Nehmen Sie sich die Zeit und machen Sie sich auf die Suche nach Ihren ganz persönlichen Zeitdieben. Denn je mehr Sie finden und eliminieren, desto mehr Zeit gewinnen Sie für wirklich wichtige Aufgaben.

9. Analysieren Sie Ihre Arbeitszeit

Meistens vergeht ein Arbeitstag dann besonders schnell, wenn man ganz versunken seine Arbeit macht und die Welt um sich herum komplett vergisst. Nur: Wie viel Zeit hat man an solchen und ähnlichen Tagen eigentlich ganz genau mit welchen Aufgaben verbracht? Aufschluss darüber geben Zeiterfassungs-Apps wie ToggleTimelogKimai und viele andere. Durch die einfache Auswertung können Sie Ihre To-dos in Zukunft genauer planen, weil Sie genau wissen, wie viel Zeit Sie für welche Art von Aufgabe benötigen. Zudem lässt sich mit den Ergebnissen ein realistischer Zeitaufwand für Kostenvoranschläge kalkulieren.

10. Machen Sie regelmäßig Pausen

Wer ohne Pausen durcharbeitet, mag zwar fleißig sein, ist aber nicht sehr produktiv, macht mehr Fehler und gefährdet seine Gesundheit. Nur mit einer guten Balance zwischen Ruhe- und Arbeitsphasen bleiben Sie langfristig leistungsfähig. Legen Sie deshalb alle 90 Minuten eine kleine Pause ein, und schalten Sie nach spätestens vier Stunden eine halbe Stunde ab.  

Alternativ können Sie es auch mit der Pomodoro-Methode versuchen. Sie basiert auf der Annahme, dass man sein Konzentrationslevel am besten hält, wenn man in Intervallen von jeweils 25 Minuten fokussiert arbeitet und anschließend eine kurze Pause von fünf Minuten einlegt. Nach vier Intervallen machen Sie eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten.

Fazit: Zeitmanagement ist eine gute Investition in Ihr Leben 

Perfektes Zeitmanagement braucht Zeit. Mehreren Studien zufolge dauert es etwa 66 Tage, bis wir alte Gewohnheiten hinter uns lassen. Selbst die besten Tipps helfen Ihnen also wenig, wenn Sie nicht jeden Tag aufs Neue diejenigen Techniken und Methoden trainieren und verinnerlichen, die am besten zu Ihrem Arbeits- und Lebensrhythmus passen.  

Dafür reichen pro Tag schon etwa zehn Minuten aus, in denen sich der Tag planen und in der Rückschau auswerten lässt – zehn Minuten, die sich garantiert lohnen werden. Denn mit einer guten Tagesvorbereitung, einem planvollen Vorgehen und etwas Disziplin werden Sie die Dinge schon bald gelassener angehen und weniger Stress empfinden. Das wirkt sich nicht nur positiv auf Ihre Arbeit aus, sondern auch auf Ihren Alltag. Denn letztlich werden Sie mehr Zeit für die Dinge haben, die im Leben ebenfalls wichtig sind. Probieren Sie es aus. Sie können nur gewinnen.


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